Fortsetzung der Liste von Prüfungs- und Beratungsansätzen im Bereich des Vergabewesens aus der Verwaltungsrundschau Heft 3 aus 2006
(der Fußnote 15 entsprechend)

1. Sind Kompetenzen im Aufgabenfeld der Vergaben auf Beschäftigte konzentriert? Beratungsansatz: Aufgaben und Zuständigkeiten neu aufteilen, gfs. organisatorische Maßnahmen prüfen, regelmäßige Kontrollen sicherstellen.

2. Ist ein wirksames Vieraugenprinzip sichergestellt? Beratungsansatz: das Vieraugenprinzip darf nicht nur einen eher formellen Charakter haben. Vielmehr müssen mitzeichnende Beschäftigte in die Lage versetzt sein, sich wie die Bearbeiter ein umfassendes sachliches Bild zu verschaffen. Dies gilt insbesondere auch für Nachträge. So ist das Korruptionsrisiko im Bauwesen beispielsweise besonders hoch, wenn vor Ort über außervertragliche Leistungen verhandelt / entschieden werden muss. Bauleiter und Auftragnehmervertreter treten in diesen Fällen in einen unmittelbaren Kontakt, es geht in der Regel um Leistungen in einer bedeutenden finanziellen Höhe und die Gefahr des Entstehens eines kontrollfreien Raumes ist sehr hoch. Ein wirksames Vieraugenprinzip durch die in diesen Fällen verpflichtende Anwesenheit eines weiteren Beschäftigten oder hilfsweise eine qualifizierte Dokumentation des fraglichen Sachverhalts durch Fotos etc. treten dem Korruptionsrisiko (und der Gefahr ungerechtfertigter Baukostensteigerungen) entgegen.

3. Gibt es Anhaltspunkte dafür, dass Beschäftigte über das normale Maß hinaus gehende Kontakte zu Bietern haben? Beratungsansatz: Umsetzung oder Änderung des Aufgabenfeldes, Sicherung eines umfassenden und wirksamen Vieraugenprinzips.

4. Sind häufige Auftragsvergaben an bestimmte Bieter und Bieterkreise festzustellen? Ansatz für ex-post Prüfungen: die betreffenden Vergaben sollten qualifiziert geprüft werden; in der Regel im Benehmen mit der Dienststelle sollte geprüft werden, ob personenbezogene Auffälligkeiten bei den betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erkennbar sind. Beratungsansatz: Umsetzung oder Änderung des Aufgabenfeldes, Sicherung eines umfassenden und wirksamen Vieraugenprinzips, Verstärkung der Dienst- und Fachaufsicht, gezielt auf personenbezogene Auffälligkeiten achten.

5. Gibt es Besonderheiten bei der Auftragsvergabe, ist z.B. das Splitten eines Auftrags oder mehrerer festzustellen? Ansatz für die ex-post Prüfung und Beratungsansatz wie zu 4.

6. Sind Aufträge ohne nachvollziehbare triftige Gründe beschränkt oder freihändig vergeben worden? Ansatz für die ex-post Prüfung und Beratungsansatz wie zu 4.

7. Sind ungewöhnliche Vorgaben gemacht worden (z.B. Baumaterialien, Hersteller, Bauweisen)? Ansatz für ex-post Prüfungen: die betreffenden Vergaben sollten qualifiziert geprüft werden; in der Regel im Benehmen mit der Dienststelle sollte geprüft werden, ob personenbezogene Auffälligkeiten bei den betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erkennbar sind. Beratungsansatz: Sicherung eines umfassenden und wirksamen Vieraugenprinzips, Verstärkung der Dienst- und Fachaufsicht, gezielt auf personenbezogene Auffälligkeiten achten.

8. Gibt es Anhaltspunkte für Verstöße gegen Vergabebestimmungen und / oder gegen Regelungen zur Ausführung und Abrechnung von Bauleistungen? Ansatz für ex-post Prüfungen: die betreffenden Vergaben sollten qualifiziert geprüft werden; in der Regel im Benehmen mit der Dienststelle sollte geprüft werden, ob personenbezogene Auffälligkeiten bei den betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erkennbar sind. Gfs. sollten dienst- oder arbeitsrechtliche Konsequenzen geprüft werden. Beratungsansatz: Sicherung eines umfassenden und wirksamen Vieraugenprinzips, Verstärkung der Dienst- und Fachaufsicht, gezielt auf personenbezogene Auffälligkeiten achten.

9. Ist eine Häufung von Nachträgen festzustellen? Ansatz für die ex-post Prüfung und Beratungsansatz wie zu 7. Hinsichtlich des Vieraugenprinzips und der Dienst- und Fachaufsicht sollte auf eine zukünftig spezifische Prüfung der Vergabeunterlagen auf Plausibilität und Vollständigkeit jeweils vor der Veröffentlichung hingewirkt werden.

10. Sind die Unterlagen (Vergabevorgang, Rechnungsakte, Bauakte) unvollständig, nicht nachvollziehbar und nicht transparent? Ansatz für die ex-post Prüfung und Beratungsansatz wie zu 7. Über Beanstandungen im Zuge der ex-post Prüfung sollte konsequent durchgesetzt werden, dass alle im Zusammenhang mit den Baumaßnahmen stehenden Akten qualifiziert geführt werden. Weiter sollte konsequent durchgesetzt werden, dass Aufmaße zeitnah genommen und die Rechnungsunterlagen unverzüglich geprüft werden. Auf das ordnungsgemäße, aussage- und beweiskräftige Führen des Bautagebuches sollte gedrängt werden. Nachprüfungen (Follow-Up-Prüfungen) sind angeraten.

11. Gibt es auffällige Bedarfs- und Eventualpositionen in Ausschreibungen? Ansatz für die ex-post Prüfung und Beratungsansatz wie zu 9.

12. Ergeben sich Anhaltspunkte dafür, dass Auftragnehmer (und / oder eventuell auch Mitbewerber) über Insiderinformationen verfügten? Ansatz für die ex-post Prüfung und Beratungsansatz wie zu 4. Hinsichtlich des Vieraugenprinzips und der Dienst- und Fachaufsicht sollte auf eine zukünftig spezifische Prüfung der umfassend vertraulichen Behandlung schützenswerter Daten hingewirkt werden.

13. Gibt es auffällige Preise (nicht angemessene Einheitspreise, Spekulationspreise)? Ansatz für die ex-post Prüfung und Beratungsansatz wie zu 7. Dabei sollte auch geprüft werden, ob es vergleichbare Feststellungen für weitere Vergaben an den betreffenden Auftragnehmer gibt.

14. Ist es zu schweren, nicht nachvollziehbaren Rechenfehlern in Angeboten gekommen? Ansatz für die ex-post Prüfung und Beratungsansatz wie zu 4. Es sollte ganz gezielt darauf geachtet werden, ob es Hinweise auf Manipulationen oder auf Korruption (Verwirklichung weiterer Korruptionsindikatoren) gibt.

15. Haben Sie Nachlassschreiben außerhalb der Submissionsprotokolle gefunden? Ansatz für die ex-post Prüfung und Beratungsansatz wie zu 14.

16. Hat ein beauftragtes Ingenieurbüro häufig die Beauftragung eines bestimmten Bieters empfohlen? Ansatz für die ex-post Prüfung: Es sollte ganz gezielt darauf geachtet werden, ob es Hinweise auf Manipulationen oder auf Korruption (Verwirklichung weiterer Korruptionsindikatoren) gibt. Besonderes Augenmerk sollte auch auf die Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz gerichtet werden. Beratungsansatz: die Zusammenarbeit mit dem betreffenden Ingenieurbüro (vorübergehend) aufgeben.

17. Wird eine Doppelabrechnungen festgestellt? Ansatz für die ex-post Prüfung: Prüfung der Abrechnungen auf Plausibilität im Rahmen von Stichproben oder auch mittels einer Vollprüfung. Gezielte Prüfung im Rahmen von Stichproben oder auch mittels einer Vollprüfung, ob weitere Doppelrechnungen des Auftragnehmers vorliegen. Gezielte Prüfung, ob damals und derzeit mit der Aufgabe betraute Beschäftigte in der Person identisch sind.
Weitere Maßnahmen hängen sehr von den Ergebnissen der vorstehenden Prüfungen ab, sodass spezifische Empfehlungen für die Behandlung nicht gegeben werden können.

18. Ist eine zu fordernde Bürgschaft oder Sicherheitsleistung nicht eingefordert worden, ist eine solche Leistung nicht erbracht worden? Ansatz für die ex-post Prüfung und Beratungsansatz wie zu 7.